Procedure aziendali: cosa sono a cosa servono, come utilizzarle
Ogni attività d’impresa, in qualsiasi campo e grado dimensionale, non può essere lasciata in una situazione di difficoltà e di sorprese; essa necessita di una corretta pianificazione e organizzazione, e può farlo adottando le procedure aziendali.
Un’attività imprenditoriale esige una perfetta programmazione: bisogna sempre decidere in ogni azienda – quali ne siano le dimensioni – chi fa cosa e il modo in cui lo deve eseguire.
Questo non significa irrigidire l’impresa sotto il punto di vista burocratico, ma spontaneamente che bisogna determinare a monte come operare a valle, così da assicurare un esercizio responsabile dell’attività.
Attraverso queste semplici regole esse hanno la possibilità di evitare tutti gli ostacoli e i rischi che possono minare la sostenibilità e in alcuni casi anche la stessa esistenza dell’azienda.
Le procedure aziendali interne sono essenziali per la vita dell’attività imprenditoriale, sono riconosciute ormai da tanto tempo sia dal punto di vista giuridico che dalle scienze aziendalistiche.
Basti pensare che l’articolo 2086 del Codice Civile, recentemente modificato dal nuovo Codice dell’Insolvenza, obbliga tutti gli imprenditori ad integrare assetti adeguati all’impresa, cioè regole organizzative interne, utili soprattutto a rilevare in maniera precoce qualsiasi situazione di crisi.
Procedure aziendali: cosa sono, a cosa servono e come utilizzarle
Si tratta di numerose regole interne di concetti di comportamento, chiamate spesso protocolli o regolamenti, policies ecc, che ogni attività in maniera spontanea adotta, a seconda della sua programmazione, esigenze e settore di business, per disciplinare in modo ottimale determinati campi.
Tali regole non sono imposte dalla legge, ogni attività è libera di scegliere se istituire al suo interno queste norme senza nessun obbligo.
Si tratta di alcune direttive che l’impresa decide spontaneamente di stabilire per dirigere in maniera ottimale il suo lavoro, sono essenziali non soltanto per renderla più efficiente sia dal lato economico che aziendale, ma soprattutto per tutelarla meglio dal punto di vista legale.
Le procedure aziendali devono essere:
– Comunicate in maniera efficace e dopo determinati periodi a tutto il personale attraverso riunioni formative, circolari e clausole contrattuali;
– Scritte, così da rendere tutto più chiaro ed esauriente, in adeguati documenti.
Per di più è essenziale verificare in maniera periodica la conoscenza di queste norme aziendali da parte del personale, ad esempio mediante appositi test.
Numerose sono le parti interne all’azienda in cui le norme risultano essenziali, tali campi cambiano in base al settore in cui l’attività agisce, a prescindere dalle sue dimensioni e dal modo in cui lavora.
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